Wersja: 2026-10-26
Obowiązuje od: 27.10.2026
1. Kto odpowiada za dane
Administratorem danych kont Organizatorów, rozliczeń, kontaktu, bezpieczeństwa i własnych obowiązków prawnych jest DOUBLEM TRADE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Władysława Reymonta 56A, 05-420 Józefów, KRS 0001033992, NIP 5322104883, REGON 52518299000000.
W sprawie danych i realizacji swoich praw możesz napisać na info@slubnik.com lub na powyższy adres pocztowy.
Polityka obejmuje slubnik.com, aplikację app.slubnik.com, strony wesel, RSVP i galerie. Dotyczy właścicieli kont, gości, osób wpisanych do list i osób, których dane znajdują się w materiałach. Nie trzeba mieć konta, aby móc skorzystać ze swoich praw.
W zakresie listy Gości i RSVP działamy jako podmiot przetwarzający na zlecenie Organizatora. Rozróżnienie ról i informacje dla Gości opisano w pkt 4. Niniejsza Polityka nie jest zgodą na przetwarzanie danych ani nie wymaga akceptacji przez Gościa.
2. Skąd mamy dane i co przetwarzamy
- Konto: dane podane przy rejestracji i edycji, czyli e-mail, nazwa wyświetlana i zabezpieczony skrót hasła, a także identyfikator konta, sesje, status potwierdzenia adresu, informacje o akceptacji warunków i obsłudze jednorazowych linków bezpieczeństwa. Nie przechowujemy hasła w postaci jawnej.
- Projekt: dane podane przez Organizatora, m.in. imiona pary, data i miejsce wydarzenia, treść strony, ustawienia, zaproszenia i informacje organizacyjne.
- Goście i RSVP: dane otrzymujemy od Organizatora lub osoby wypełniającej odpowiedź na zaproszenie. Mogą to być imię i nazwisko, e-mail, telefon, status obecności, wybór menu, miejsce przy stole, informacje o osobach towarzyszących i odpowiedzi na dodatkowe pytania. Dla tych danych działamy na zlecenie Organizatora, zgodnie z pkt 4.
- Wykluczenia żywieniowe: dobrowolne informacje mogące ujawniać alergie lub nietolerancje, wyłącznie w zakresie i na zasadach opisanych w pkt 4.
- Galeria i strona wesela: zdjęcia, filmy, zawarte w nich wizerunki i inne dane, techniczne informacje o plikach oraz opcjonalna nazwa osoby dodającej materiał. Dane te pochodzą od Organizatora lub osoby przesyłającej plik; mogą dotyczyć także innych przedstawionych osób. Nie używamy zdjęć do biometrycznego ustalania tożsamości.
- Płatności i obsługa: dane zamówienia, kwota, waluta, e-mail płatnika, identyfikatory i statusy transakcji, zwrotów i sporów oraz dane fakturowe przekazane w celu rozliczenia. Dane instrumentu płatniczego są podawane w formularzu Stripe; nasza aplikacja nie zbiera pełnego numeru karty ani jej kodu zabezpieczającego.
- Wiadomości transakcyjne: adres odbiorcy, treść wiadomości dotyczącej konta lub zakupu, identyfikator wysyłki i jej status. Linki potwierdzające adres i resetujące hasło są jednorazowe; w bazie tokenów zapisujemy ich skróty. Oczekujące treści wiadomości są szyfrowane.
- Dane techniczne: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, czas i charakter żądań, identyfikatory sesji, błędy i zdarzenia bezpieczeństwa. Przy analityce po zgodzie także informacje o aktywności na stronie i identyfikatory analityczne.
Konto jest przeznaczone dla osób pełnoletnich. Dane dzieci mogą pojawić się w niezbędnym zakresie organizacji wydarzenia lub w materiałach. Nie prowadzimy na ich podstawie marketingu; osoba podająca dane powinna być należycie uprawniona.
3. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa i uzasadnienie |
|---|---|
| Utworzenie i prowadzenie konta, obsługa Projektu Organizatora, realizacja zakupu i umownego wsparcia | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — zawarcie i wykonanie umowy z daną osobą. |
| Realizacja obowiązków podatkowych i rachunkowych | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — właściwe przepisy podatkowe i rachunkowe. |
| Odpowiedzi na zapytania niezwiązane z zawartą umową, obsługa zgłoszeń i komunikacja | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — interes w prowadzeniu korespondencji i rozwiązywaniu spraw. Gdy kontakt zmierza do zawarcia umowy na żądanie danej osoby, art. 6 ust. 1 lit. b RODO. |
| Bezpieczeństwo, przeciwdziałanie nadużyciom i konieczna diagnostyka | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — ochrona użytkowników i systemu. Nie oznacza to zgody na śledzenie analityczne. |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń oraz minimalne dowody zawarcia umowy i udzielonych zgód | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — ochrona praw i możliwość wykazania prawidłowego działania; art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie konkretnych obowiązków prawnych. |
| Analityka Google Analytics, jeżeli jest uruchomiona i została zaakceptowana | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — dobrowolna zgoda; dostęp do informacji w urządzeniu również na zasadach Prawa komunikacji elektronicznej. |
| Odpowiedzi na żądania dotyczące praw osób i inne wymagane prawem działania | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wykonanie obowiązków prawnych. |
Nie sprzedajemy danych gości ani nie używamy list zaproszonych i prywatnych materiałów do reklamy Ślubnika. Nie wysyłamy newslettera ani marketingu na podstawie samej rejestracji.
Podanie danych koniecznych do rejestracji i wykonania wybranej funkcji jest dobrowolne, ale bez nich nie można utworzyć konta lub zrealizować tej funkcji. Dane fakturowe mogą być wymagane prawem. Pozostałe pola i zgody są dobrowolne; odmowa analityki nie blokuje serwisu.
4. Informacje dla Gości weselnych
Kto otrzymuje Twoją odpowiedź? Odbiorcą i dysponentem danych listy Gości oraz formularza RSVP są organizatorzy wskazani przy danym weselu. To oni ustalają, kogo zapraszają i jak wykorzystują informacje do organizacji prywatnego przyjęcia. W zakresie czynności o czysto osobistym lub domowym charakterze korzystają z wyłączenia przewidzianego w art. 2 ust. 2 lit. c RODO.
Jaka jest rola Ślubnika? DOUBLEM TRADE sp. z o.o. zapewnia infrastrukturę techniczną jako podmiot przetwarzający na zlecenie Organizatora, na warunkach powierzenia zawartych w Regulaminie. Zapisujemy i udostępniamy Organizatorowi listę Gości, zaproszenia, odpowiedzi i powiązane informacje wyłącznie w zakresie obsługi tych funkcji. Nie wykorzystujemy ich do własnej reklamy ani profilowania marketingowego.
Jakie informacje są przetwarzane? Zależnie od podanych danych są to imiona, nazwiska, dane kontaktowe, przynależność do zaproszenia, obecność, dieta, alergeny i wykluczenia żywieniowe, notatki oraz informacje organizacyjne. Dane mogą pochodzić od Organizatora albo osoby odpowiadającej za grupę objętą zaproszeniem. Informacje o alergiach i nietolerancjach mogą ujawniać zdrowie; podanie ich jest dobrowolne i nie jest warunkiem potwierdzenia obecności. Nie podawaj diagnoz ani dokumentacji medycznej.
Odpowiedź za grupę. Osoba korzystająca z indywidualnego kodu lub linku zaproszenia może odpowiadać za osoby objęte tym zaproszeniem. Przekazując informacje o innych osobach, powinna upewnić się, że może to zrobić w ich imieniu. Formularz nie wymaga utworzenia konta Ślubnika ani akceptowania warunków zakupu pakietu przez Organizatora.
Kontakt w sprawie danych. W sprawie treści odpowiedzi, jej poprawienia lub usunięcia skontaktuj się przede wszystkim z organizatorami wesela. Możesz również napisać na info@slubnik.com. Jako dostawca techniczny pomagamy ustalić właściwy projekt i przekazać lub wykonać zweryfikowane polecenie dotyczące danych, z zachowaniem bezpieczeństwa i obowiązków wynikających z prawa.
5. Kto może mieć dostęp
Do danych Projektu mają dostęp Organizator oraz osoby działające na jego uprawnione polecenie w zakresie faktycznie udostępnionych funkcji. Odpowiedź RSVP trafia do Organizatora. Opublikowana strona i wybrane materiały galerii mogą być odczytywane przez osoby mające adres strony; mogą one przekazywać go dalej. Nie należy traktować takiej publikacji jak prywatnego sejfu. Dane kontaktowe i zdrowotne nie powinny być publikowane na stronie wesela.
Z usług technicznych korzystamy tylko w niezbędnym zakresie. Dane mogą otrzymywać następujące kategorie odbiorców:
| Odbiorca / usługa | Zakres i rola |
|---|---|
| Hostinger — hosting strony, aplikacji, API i bazy | Infrastruktura VPS i baza danych we Frankfurcie nad Menem w Niemczech. Dostawca infrastruktury przetwarza dane na nasze zlecenie; przy danych listy Gości i RSVP jest dalszym podmiotem przetwarzającym. Zasady: Hostinger DPA. |
| Cloudflare, Inc. — R2 | Przechowywanie plików galerii w prywatnym zasobie z jurysdykcją EU. Dostawca techniczny i dalszy podmiot przetwarzający w zakresie powierzonych danych. Jurysdykcja plików nie oznacza, że cała obsługa dostawcy odbywa się wyłącznie w EOG. Zasady: Cloudflare DPA. |
| Stripe — w szczególności Stripe Payments Europe, Limited i Stripe Technology Europe, Limited, Irlandia | Dane transakcji i płatnika konieczne do płatności, zwrotów i bezpieczeństwa. Stripe działa jako odrębny administrator dla własnych obowiązków płatniczych i przeciwdziałania nadużyciom, a w odpowiednim zakresie jako procesor. Nie przekazujemy mu list Gości ani odpowiedzi RSVP. Zasady i role: Stripe Privacy Center. |
| Resend — Plus Five Five, Inc., USA | Wysyłanie wiadomości transakcyjnych, w tym powitania, opcjonalnego potwierdzenia adresu, resetu i informacji o zmianie hasła oraz potwierdzenia zakupu. Otrzymuje adres odbiorcy, treść, załączniki i metadane wysyłki. Dla treści wiadomości działa jako procesor; danych konta u dostawcy i własnego bezpieczeństwa dotyczą jego odrębne cele. Nie wysyłamy przez tę usługę list Gości ani danych o alergiach. Zasady: Resend DPA. |
| Dostawcy obsługujący korespondencję e-mail | Tylko dane zawarte w korespondencji oraz metadane konieczne do przyjęcia wiadomości, odpowiedzi i bezpiecznego prowadzenia skrzynki kontaktowej. Nie przesyłaj w zwykłej wiadomości haseł ani pełnej listy Gości. |
| Obsługa księgowa, prawna i upoważniony personel | Wyłącznie dane potrzebne do rozliczenia, obsługi sprawy lub bezpiecznej obsługi systemu, na odpowiedniej podstawie i z obowiązkiem poufności. |
| Uprawnione organy i podmioty | Wyłącznie w przypadkach i zakresie wynikających z prawa. |
Jeśli Organizator przekazuje dane poza Ślubnikiem, np. firmie cateringowej, odpowiada za podstawę i zakres tego dalszego działania. Ta Polityka nie zastępuje obowiązków takich odbiorców.
6. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy
VPS i baza znajdują się w Niemczech, a zasób plików R2 jest skonfigurowany w jurysdykcji EU. Korzystanie z międzynarodowych dostawców może jednak obejmować przetwarzanie danych technicznych, korespondencji lub transakcji oraz dostęp serwisowy poza EOG, w szczególności w USA.
- Hostinger: dla ewentualnego dalszego przekazania danych infrastruktury poza EOG stosowane są zabezpieczenia określone w jego DPA, pkt 9, w tym standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej z 2021 r., jeżeli nie ma zastosowania odpowiednia decyzja o adekwatności.
- Cloudflare: obsługę transferów, w tym do USA, określa DPA, pkt 6: EU–US Data Privacy Framework w zakresie objętym ważną certyfikacją i decyzją o adekwatności, a dla transferów wymagających dodatkowego zabezpieczenia — właściwe standardowe klauzule umowne.
- Resend: wysyłka i przechowywanie wiadomości mogą obejmować USA. Jego DPA, pkt 6 i 11 przewiduje EU–US Data Privacy Framework w zakresie ważnej certyfikacji oraz standardowe klauzule umowne dla transferów, które ich wymagają. Wybranie europejskiego punktu wysyłki nie stanowi zapewnienia, że całość danych usługi pozostaje w EOG.
- Stripe: dane płatnicze mogą być przetwarzane w USA i innych krajach działania jego infrastruktury oraz podwykonawców. Mechanizmy, w tym decyzje o adekwatności, Data Privacy Framework i standardowe klauzule umowne, opisuje Stripe Privacy Center — transfery międzynarodowe.
Zakres działania i podwykonawcy dostawców mogą się zmieniać. Nie upoważnia to do przekazywania danych bez wymaganej podstawy i zabezpieczeń. Na info@slubnik.com możesz uzyskać informacje o zabezpieczeniach dotyczących Twoich danych oraz kopię odpowiednich postanowień lub miejsce ich udostępnienia, z ochroną informacji prawnie chronionych.
7. Jak długo przechowujemy dane
| Dane | Okres lub zasada |
|---|---|
| Konto | Przez czas prowadzenia konta, a po jego zakończeniu tylko minimalny zakres niezbędny do konkretnych obowiązków lub roszczeń. |
| Dane organizacyjne Projektu, strona i materiały | Dostęp kończy się o 00:00 dnia przypadającego 90 dni po dacie wesela (Europe/Warsaw). Następnie dane i pliki są objęte codziennym procesem usuwania. |
| Lista Gości i RSVP, w tym dobrowolne informacje żywieniowe | Termin i zakres usuwania opisano poniżej; nie są przechowywane jako dane rozliczeniowe Organizatora. |
| Dokumenty podatkowe i rozliczeniowe | Przez czas wymagany właściwymi przepisami; zasadniczo dokumentacja podatkowa do upływu 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem przypadków przedłużenia ustawowego. Nie oznacza to przechowywania list gości przez ten czas. |
| Dowody umowy, reklamacji i roszczeń | W niezbędnym zakresie do upływu właściwego terminu przedawnienia lub zakończenia konkretnego postępowania. Terminy zależą od roszczenia, mogą wynosić m.in. 3 albo 6 lat i ulegać zmianie wskutek ustawowych zdarzeń. |
| Zwykła korespondencja wsparcia bez sporu | Do zakończenia obsługi zapytania; po zamknięciu tylko korespondencja niezbędna do udokumentowania umowy, reklamacji lub konkretnego roszczenia, według okresów opisanych powyżej. |
| Logi techniczne, zdarzenia bezpieczeństwa i wygasłe sesje | Dane sesji przechowujemy w związku z prowadzeniem konta; po jej wygaśnięciu zapis nie pozwala odzyskać dostępu. Logi diagnostyczne i bezpieczeństwa — w zakresie koniecznym do wyjaśnienia błędu lub incydentu i zabezpieczenia systemu. Dalsze zachowanie konkretnych zapisów wymaga uzasadnienia obowiązkiem prawnym albo udokumentowaniem roszczenia; nie uzasadnia zachowania pełnej listy Gości. |
| Analityka Google Analytics | Przy publikacji tej wersji jest wyłączona; nie zbieramy w ten sposób danych o korzystaniu ze strony. |
| Linki i wiadomości dotyczące konta | Link resetujący hasło jest ważny 30 minut, a potwierdzający adres — 24 godziny. Rekordy tokenów usuwamy po upływie 7 dni od zakończenia ważności, w codziennym procesie. Treść z kolejki usuwamy po przyjęciu przez dostawcę, trwałym błędzie lub obsłużeniu wygaśnięcia; metadane zakończonych wysyłek po 30 dniach. Dokumentacja zakupu ma odrębny okres opisany powyżej. |
| Kopie zapasowe, jeżeli są stosowane | Służą odtworzeniu po awarii; wymagane są szyfrowanie i automatyczna rotacja, nie dłużej niż 30 dni od usunięcia danych z aktywnej bazy. Nie oznacza to gwarancji odzyskania materiałów po zakończeniu Projektu. |
Usuwanie danych Gości i kopie zapasowe
Dostęp do danych Gości i RSVP kończy się o godzinie 00:00 dnia przypadającego 90 dni po zapisanej dacie wesela, w strefie Europe/Warsaw. Od tego momentu nie można pobierać, edytować ani eksportować tych danych przez aplikację lub jej API.
Dane z aktywnej bazy są następnie automatycznie usuwane w pierwszym skutecznym wykonaniu codziennego zadania uruchamianego o godzinie 03:00. Usunięcie obejmuje rekordy Gości, kontakty, dietę i alergeny, notatki, przypisania do zaproszeń i miejsc, odpowiedzi RSVP oraz ich historię. Błąd techniczny nie przywraca dostępu; zadanie ponawia usuwanie w kolejnym cyklu.
Jeżeli w ramach infrastruktury są stosowane kopie zapasowe, dane usunięte z aktywnej bazy mogą w nich pozostawać wyłącznie w postaci szyfrowanej do automatycznego wygaśnięcia w naturalnym cyklu rotacji, nie dłużej niż przez 30 dni od usunięcia z aktywnej bazy. Kopie służą odtworzeniu po awarii i nie są wykorzystywane do zwykłego korzystania z usuniętych danych. Odtworzenie kopii nie może powodować ponownego udostępnienia danych objętych wykonanym usunięciem.
Eksporty listy Gości są generowane na żądanie w pamięci i przekazywane bezpośrednio do przeglądarki Organizatora; nie przechowujemy wygenerowanych plików na serwerze ani w magazynie plików. Automatyczne usuwanie ze Ślubnika nie usuwa kopii wcześniej pobranych na urządzenia Organizatora lub przekazanych przez niego innym osobom.
Zakończenie retencji Gości nie powoduje automatycznego usunięcia konta Organizatora, dokumentacji rozliczeniowej ani minimalnych danych wymaganych do wykonania odrębnych obowiązków prawnych. Te kategorie mają własne okresy przechowywania i nie uzasadniają zachowania całej listy Gości.
W razie żądania usunięcia oceniamy je dla poszczególnych danych i celów. Nie zachowujemy wszystkich treści konta tylko dlatego, że potencjalnie mógłby powstać spór.
8. Twoje prawa
W granicach właściwych przepisów możesz żądać dostępu i kopii danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Przenoszenie dotyczy danych spełniających ustawowe warunki, w szczególności przetwarzanych automatycznie na podstawie umowy lub zgody.
Możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. W razie przetwarzania do marketingu bezpośredniego sprzeciw jest bezwarunkowy. Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.
Napisz na info@slubnik.com, wskazując, czego dotyczy sprawa. Możemy poprosić wyłącznie o informacje proporcjonalnie potrzebne do weryfikacji tożsamości i ustalenia właściwego wpisu. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca; o prawnie dopuszczalnym przedłużeniu i przyczynie informujemy w tym terminie. Realizacja praw nie może naruszać praw innych osób.
Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualne sposoby kontaktu i składania skarg znajdują się na uodo.gov.pl.
9. Cookies i pamięć przeglądarki
Używamy cookies i podobnych technologii, w tym localStorage oraz sessionStorage. Część jest konieczna do funkcji wyraźnie żądanej przez użytkownika, np. zalogowania lub bezpiecznego przesłania zdjęcia. Pozostałe uruchamiamy po wymaganej uprzedniej zgodzie. Podstawą zasad dostępu do informacji w urządzeniu jest w szczególności art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej.
Poniższa tabela opisuje technologie własnej aplikacji i strony. Nazwy cookies sesji dotyczą domyślnej konfiguracji produkcyjnej. Formularz płatności jest odrębną stroną Stripe i stosuje technologie opisane w Polityce cookies Stripe.
| Nazwa / technologia | Cel i podmiot | Czas | Zgoda |
|---|---|---|---|
__Host-wp_session_prod — cookie | Ślubnik: bezpieczna sesja konta, cookie HttpOnly | Domyślnie do 7 dni, krócej po wylogowaniu; dla administracji krótsza sesja | Niezbędne do logowania |
XSRF-TOKEN-PROD — cookie | Ślubnik: ochrona operacji przed CSRF | Powiązany z ważnością sesji, domyślnie do 7 dni | Niezbędne do zabezpieczenia operacji |
wp_gallery_upload — cookie | Ślubnik: sesja przesyłania plików Gościa do danego Projektu | Do 2 godzin, nie dłużej niż dostępność Projektu | Niezbędne do żądanej funkcji uploadu |
wedding-planner:authenticated-session — sessionStorage | Ślubnik: obsługa informacji o wygaśnięciu sesji w danej karcie | Do końca sesji karty lub wcześniejszego usunięcia | Niezbędne w kontekście obsługi sesji |
slubnik:plan-purchase:<id projektu> — sessionStorage | Ślubnik: bezpieczne ponowienie i odzyskanie rozpoczętego zakupu | Do zakończenia operacji lub końca sesji karty | Niezbędne do żądanego zakupu |
slubnik.analytics.v1 — localStorage | Ślubnik: zapamiętanie wyboru dotyczącego analityki | Do usunięcia w przeglądarce lub zastąpienia nowym wyborem; zapis nie ma automatycznego terminu ważności | Niezbędne do zapamiętania wyboru, nie jest zgodą na samo śledzenie |
Przy aktywnej analityce możesz ją zaakceptować albo odrzucić w banerze. Zamknięcie komunikatu lub brak wyboru nie oznacza zgody. Ustawienia otworzysz ponownie przez „Ustawienia prywatności” w stopce, gdzie możesz wycofać zgodę. Odmowa nie blokuje funkcji serwisu. Możesz też usuwać zapisane informacje i zmieniać ustawienia przeglądarki; zablokowanie niezbędnych cookies może uniemożliwić logowanie lub upload.
Google Analytics jest obecnie wyłączone. Strona nie instaluje cookies _ga ani nie wysyła zdarzeń do tej usługi. Ewentualne przyszłe uruchomienie wymaga uprzedniej dobrowolnej zgody, informacji o dostawcy, zakresie i retencji oraz odpowiedniej aktualizacji Polityki. Samo zapisanie wyboru w ustawieniach nie uruchamia teraz analityki.
10. Automatyczne decyzje, bezpieczeństwo i zmiany
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie wpływają na Twoją sytuację w rozumieniu art. 22 RODO. Techniczne limity bezpieczeństwa i obsługa transakcji nie oznaczają zgody na profilowanie reklamowe.
Stosujemy środki ochrony odpowiednie do ryzyka, w tym kontrolę dostępu, zabezpieczenia haseł i sesji oraz ograniczony dostęp do plików. Publiczna publikacja materiału ma inny zakres odbiorców niż przechowywanie materiału nieopublikowanego. O istotnych zmianach zasad informujemy w serwisie, a gdy wymagają tego charakter zmiany i przepisy — także indywidualnie. Nowy cel wymagający zgody nie jest wprowadzany przez samo zaktualizowanie tej Polityki.